7. INDICADORES DE GESTIÒN

INDUSTRIAS ARYNN LTDA.

INDICADORES DE GESTIÒN

INVENTARIO DE MATERIALES

OBJETIVOS A CORTO PLAZO

• Controlar la entrada y salida de materiales, materia prima, herramientas, muebles, etc., en la organización.
• Planificar las existencias que tiene o que necesita la empresa en un determinado periodo.
• Distribuir de forma ordenada los materiales, materia prima u otros que sean requeridos en diferentes áreas de la organización, según sea necesario.
• Verificar y controlar el adecuado almacenaje de los diferentes inventarios de acuerdo a sus características y necesidades.
• Racionalizar el uso determinado de materiales, materia prima u otros inventarios de acuerdo a las necesidades y capacidades de la empresa.

CRITERIO Nº 1: La revisión de inventarios generales en la empresa no podrá superar el intervalo de una semana.

INDICADOR: Supervisar el número de veces a la semana que se realiza control general de inventarios, éste se recogerá los viernes de las 12 a las 17 horas; el documento clave de revisión será el formato “control de inventarios”.

ESTÁNDAR:

2 a 3 revisiones semanales ------- Excelente.

1 a 2 revisiones semanales ------- Bueno.

0 revisiones semanales ------------ Malo.

CRITERIO Nº 2: Realizar un presupuesto de inventarios inicial, final, de producción y ventas, insumos, materiales y productos terminados cada tres meses para cada producto a material de acuerdo a la necesidad de la empresa.

INDICADOR: Porcentaje de veces en que la planificación presupuestal de cada producto cumple con la proyección verdadera de éste; se recogerá el sábado de la última semana del mes de marzo, junio, septiembre y diciembre, tomando como base los presupuestos reales y comparándolos con los planeados del periodo anterior.

ESTÁNDAR:

70% al 80% de asertividad -------- Excelente.

50% al 70% de asertividad -------- Bueno.

35% al 50% de asertividad -------- Malo.

CRITERIO Nº 3: Revisar conjuntamente con las demás áreas las necesidades inventaríales que éstas tienen (materiales, materia prima, productos terminados, etc.) cada quincena mediante documentos de control.

INDICADOR: Número de veces cada quincena que se revisan las necesidades inventaríales de cada área y grado de satisfacción; se recoge cada viernes de la primera y tercera semana de todos los meses de las 9 a las 11 horas.

Se realiza una encuesta entre los encargados de inventarios cada cuatro meses para determinar si es bueno o no realizar estas revisiones cada quincena o no.

ESTÁNDAR:

Número de veces de revisión cada quincena:

1 a 2 revisiones quincenales ------- Excelente.

1 revisión quincenales --------------- Bueno.

0 revisiones quincenales ------------ Malo.

Grado de satisfacción de la necesidad:

6 a 8 -------- Excelente.

4 a 6 -------- Bueno.

1 a 3 -------- Malo.

CRITERIO Nº 4: Realizar la revisión mensual de los almacenes tomando como base las necesidades de guardado necesarias para el buen funcionamiento, y percatarse que funcionan según lo planeado.

INDICADOR: Número de veces en que se revisan los almacenes.

ESTÁNDAR:

1 a 2 revisiones semanales ------- Excelente.

1 revisión semanal ------------------ Bueno.

0 revisiones semanales ------------ Malo.

CRITERIO Nº 5: El material, materia prima u otros materiales que se consuman en las áreas de la empresa debe ser igual a lo presupuestado.

INDICADOR: Porcentaje de veces en que el material presupuestado es igual al consumido, se toma comparando el material presupuestado con el documento de materia prima o materiales de consumo real; se recoge todos las sábados del mes de las 7 a las 13 horas.

ESTÁNDAR:

80% al 90% de asertividad -------- Excelente.

70% al 80% de asertividad -------- Bueno.

60% al 70% de asertividad -------- Malo.

MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

CRITERIO Nº 1

Medida preventiva:

Verificar todos lo jueves que las personas encargadas de llevar el inventario estén organizando los formatos de control de las mercancías, para ser revisados el viernes de cada semana y verificar que dicha persona deje una copia de estos documentos en la empresa en un lugar asequible, en caso de que el trabajador no pueda presentarse con el.

Medida correctiva:

1. Analizar las causas del incumplimiento.
2. Tomar la medidas pertinentes de corrección de acuerdo al caso, estos pueden ser:

1. Personales:

- Sin excusa; para este caso se dirigirá según la gravedad del caso en primera instancia un llamado de atención verbal, la segunda un llamado de atención escrito o memorando y finalmente a la tercera reincidencia se procede a realizar el despido, con el caso previamente estudiado.

- Con excusa: en primera instancia se estudia el tipo de problema que presenta el trabajador, de allí se determina la gravedad de éste, si es necesario se delega la responsabilidad de los inventarios a otra persona por el tiempo que sea pertinente y en dado que el problema remita demasiada gravedad se estudiará la posibilidad de transferirlo a otro cargo o delegar otras funciones, claro después de evaluar los costos y beneficios que esto le traería a la empresa.

2. Técnicas:

De maquinaria u otros equipos: si la causa de la falencia esta en el mantenimiento de los equipos se evaluará el por que de este problema y se estudiaran responsables, si por otra parte la falla es de tipo eventual e inesperado se manda a revisión dichos equipos y de acuerdo a la opinión del experto se reforma el control, mantenimiento o cambio de estos.

3. Variables: después de evaluar la causa, se determinan responsabilidades, se estudia la situación y se reforman las medidas preventivas que se tenían percatadas para este caso si existiesen y si no se da paso a la conformación de estas para evitar un próximo daño.

3. Aplicar las medidas y modificar si es necesario las preventivas

CRITERIO Nº 2

Medidas preventivas:

En la última semana de cada mes se revisara que en las diferentes áreas de inventarios que estén alistando o haciendo los últimos ajustes para presentar el presupuesto proyectado el sábado para evitar incumplimientos en la presentación y poder compararlos con los presupuestos reales que presenta cada área de la empresa. Cada una de estas deberá dejar una copia en medio física y magnética en un lugar asequible, que pueda servir de soporte en caso de incidentes.

Medidas correctivas:

1. Se realiza evaluación de las causas.
2. Justificación de las causas: si estas son válidas podrá ejecutarse un plan de concientización y diseño de prevención para que no vuelva a ocurrir. Si por otra parte las causas no son lo suficientemente fuertes, se determina el responsable y aplican las medidas de llamados de atención que se manejan en la empresa.
3. La comparación aplazada se realiza el lunes siguiente a la falla de las 7 a las 12 horas.
4. Evaluar medidas preventivas, anexar o modificar las que sean necesarias.

CRITERIO Nº 3

Medidas preventivas:

Durante la primera semana de cada mes se hará una inspección en todas las áreas de la empresa, desde la administración hasta el área de producción para ver que no se esté pidiendo más de lo necesario y así evitar sobrecostos. Se realizar una encuesta entre los encargados de los inventarios cada cuatro meses para analizar si está bien realizar de esta manera el manejo de suministros, y si es mejor que se encarguen menos personas de hacer los conteos.

Medidas correctivas:

Cuando por motivos de fuerza mayor no se pueda hacer el inventario de suministros a las diferentes áreas, los viernes de la primera semana de cada mes y la tercera semana de esta misma, se realizaran posteriormente los sábados desde las 7:00 a.m. hasta las 13:00 p.m. para que no se realicen terminando la jornada de trabajo y se tengan que realizar horas extras y así evitar costos innecesarios.

CRITERIO Nº 4

Medidas preventivas:

Para la adecuada manutención de las condiciones que deben tener los almacenes se enviara cada mes a un inspector de seguridad industrial que estará verificando el cuidado que los encargados del manejo de inventarios les han dado, para que de acuerdo a las características de cada elemento se evalué el desempeño de estos, la revisión debe realizarse en máximo 1 vez cada dos a tres meses.

Medidas correctivas:

Se llevara a cabo la imposición de un memorando a las personas encargadas del mantenimiento de los almacenes, ya que los materiales que se utilizan en la empresa son frágiles y requieren, que se mantengan siempre las condiciones adecuadas de seguridad y almacenaje. Estas han sido enseñadas a los empleados en varias capacitaciones, por lo tanto no habrá excusa para no mantenerlos bien. Cuando se acumulen dos memorandos se le suspenderá el contrato de trabajo, ya que errores de este tipo, someten a sobrecostos a la empresa.

CRITERIO Nº 5

Medidas preventivas:

Para que los presupuestos tengan un margen de error bajo, se hará el presupuesto inicial del periodo en cuanto materias primas e insumos, con base en los resultados del inventario final del periodo pasado, para hacer el promedio de el tipo de materiales y cantidades que se gastaran la próxima vez, con estos resultados se le informara a los empleados de las áreas de producción , cuentas cantidades son la que hay que producir en el nuevo periodo y cuanto es el mínimo y el máximo de materia prima que pueden gastar. En cuanto a los días de verificación y comparación de presupuestos e inventarios finales, se vigilara su cumplimiento los viernes de cada mes, y el sábado se llevara a cabo los cálculos desde las 7:00 am hasta las 13:00 horas.

Medidas correctivas:

Cuando por algún motivo de fuerza mayor no esté listo el inventario final del periodo actual, se le dará al encargado un día de plazo con el presupuesto realizado por la administración, para que haga los cálculos en el plazo de un día, y los entregue el lunes a primera hora (7:00 am) y se realice de una vez la junta, para exponer los resultados y realizar en equipo el análisis de estos. Si no son presentados, el encargado recibirá, de acuerdo a las circunstancias, un llamado de atención por escrito, o un memorando, acumular dos, implicara la suspensión del contrato.